Bagaimana untuk melaksanakan pendekatan proses

Memulakan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti, kita semua berhadapan dengan keperluan asas ISO 9001-2008 mengenai aplikasi organisasi tentang pendekatan proses pengurusan. Pelaksanaan pendekatan proses memerlukan usaha yang ketara dari pengurus organisasi, tetapi kesan dari pelaksanaan ini tidak akan disadari.

Langkah pertama ialah membentangkan kerja seluruh organisasi sebagai satu set pelbagai jenis aktiviti untuk mengubah jangkaan, keperluan dan kehendak pelanggan mereka kepada produk (perkhidmatan) yang mereka perlukan. Agar kerja organisasi dapat diselaraskan dan membawa kepada hasil yang dikehendaki, semua aktiviti organisasi mesti diwakili sebagai proses yang mengubah input (bahan, maklumat, dan sebagainya) ke output (produk, perkhidmatan, maklumat diproses, dan sebagainya).

Bagi setiap proses yang dipilih, adalah perlu untuk menentukan sumber (kewangan, bahan, manusia, dan lain-lain) yang perlu disediakan dan apa yang harus menjadi hasil khusus setiap proses. Berkenaan dengan hasil prosesnya, perlu diperhatikan bahawa dengan lebih jelasnya, keperluan bagi hasilnya dirumuskan, semakin mudah bagi staf untuk menyadari sejauh mana sumbangan mereka kepada kegiatan organisasi dan lebih telus seluruh sistem pengurusan organisasi.

Untuk memastikan kawalan proses, pemilik proses diberikan. Pemilik proses adalah orang yang menguruskan proses dan bertanggungjawab untuk mencapai hasil yang diinginkan dari proses tersebut.

Untuk memastikan kemungkinan penambahbaikan berterusan aktiviti organisasi, perlu menyediakan terlebih dahulu kemungkinan pengumpulan dan analisa sistematik mengenai keberkesanan dan kecekapan proses.

Selepas bahagian metodologi kerja pada pelaksanaan pendekatan proses selesai, anda boleh memulakan langkah praktikal. Pertama sekali, adalah perlu untuk membuat taklimat yang sesuai bagi kakitangan mengenai pendekatan proses, membawa keperluan kepada keputusan proses, memastikan kakitangan memahami hubungan semua proses organisasi dan kepentingan setiap proses dalam keseluruhan keputusan organisasi.

Untuk memastikan penglibatan kakitangan dalam proses penambahbaikan berterusan aktiviti-aktiviti organisasi, adalah berfaedah untuk melaksanakan sistem motivasi kakitangan yang sesuai terlebih dahulu, yang bertujuan untuk membantu kakitangan mencapai keputusan proses yang diperlukan.