Bagaimana untuk menyelaraskan kontrak bekalan

Dokumentasi syarikat hendaklah disimpan dengan teratur. Sehingga anda boleh dengan mudah mencari kontrak yang tepat untuk pembekalan barangan di antara kertas perniagaan lain, adalah berfaedah untuk membuat rak atau folder berasingan untuk mereka. Tetapi bukan itu sahaja. Kontrak itu sendiri juga mesti diselaraskan.

Manual arahan

1

Kumpulkan semua kontrak yang anda ingin sediakan dan tentukannya. Perhatikan berapa kerap mereka selesai dan dengan mana rakan kongsi. Ini akan membantu anda memilih cara untuk mengklasifikasikan dokumen.

2

Sekiranya terdapat banyak rakan, satu cara untuk mengatur kontrak dengan tarikh kesimpulan mereka lebih sesuai. Sekiranya dalam tempoh yang lama kontrak dibuat dengan syarikat yang sama, mereka boleh dikelompokkan ke kategori berasingan (folder) oleh pihak-pihak yang terlibat. Dan dalam sesetengah kes, sudah cukup untuk menguruskan perjanjian mengikut abjad mengikut nama syarikat rakan kongsi.

3

Apa sahaja kaedah yang anda pilih, jangan lupa bahawa folder tebal sangat sukar untuk digunakan. Semak kontrak dan keluarkan dari longgokan bersama yang telah tamat tempoh. Buat folder berasingan untuk mereka. Kontrak sedemikian paling sering digunakan hanya dari kes ke kes, dalam kerja sehari-hari mereka tidak diperlukan.

4

Apabila mengatur kontrak dalam susunan kronologi, mematuhi prinsip am untuk mengekalkan dan menyimpan dokumentasi. Dalam folder yang sering digunakan, kontrak baru-baru ini dibuat di atas. Di bawah adalah dokumen dengan tarikh akhir yang lebih awal. Apabila memfailkan dalam arkib, sebaliknya, yang pertama harus berada di atas, dan kontrak terakhir menyimpulkan di bawah.

5

Gunakan penanda, label, penanda buku, dan bekalan pejabat lain untuk secara visual memisahkan satu kategori dari yang lain. Pastikan pembatas ini dengan jelas diserlahkan dalam folder. Ini akan memudahkan pencarian dokumen-dokumen yang diperlukan.

6

Setelah semua kontrak untuk pembekalan barang diletakkan dalam folder dengan cara yang sesuai, pastikan untuk menyusun daftar dokumen. Ambilnya di atas penutup atau letakkan di dalam folder di atas semua kontrak. Biarkan baris kosong di registri. Apabila memasukkan kontrak baru, masukkan maklumat mengenainya di dalam daftar.