Bagaimana menulis surat kepada pembekal

Surat-menyurat perniagaan memerlukan makanan istimewa, terutamanya apabila surat-surat kepada pembekal, kerana sebab rayuan itu mungkin gagal memenuhi kewajiban-kewajiban tidak hanya dari pihaknya, tetapi juga pada bagian organisasi Anda.

Manual arahan

1

Jika ini adalah kali pertama anda menghubungi pembekal untuk memesan produk daripadanya, gunakan borang permohonan standard untuk penghantaran produk yang ditubuhkan oleh organisasi itu. Jika pernyataan ini tidak disiarkan secara elektronik di laman web organisasi, tulis surat dengan gaya bebas.

2

Jika anda memesan beberapa jenis produk dalam kuantiti yang berlainan, letakkan pesanan dalam bentuk jadual dengan nama, artikel, warna produk, jika perlu. Tulis obligasi untuk membayar barang yang dipesan, berikan pembekal dengan butiran organisasi anda, berdasarkan data ini, pembekal akan membuat kontrak. Pada akhir surat itu, jelaskan harapan anda untuk kerjasama yang saling menguntungkan.

3

Jika surat anda kepada pembekal berhubung dengan pemenuhan yang tidak wajar olehnya kewajiban di bawah kontrak, pengiriman barang atau barangan yang tidak bermutu, gred atau jenis yang salah, gunakan turnovers "Dengan surat ini kami memberitahu anda …", "Kami memberitahu anda …". Jelaskan dengan jelas sebab mengapa anda tidak dapat menerima barang yang dihantar. Rujuk kepada kontrak atau permohonan kontrak, yang menunjukkan bilangan unit dan jenis produk yang pembekal sepatutnya menghantar anda. Dalam kes ini, pembekal akan lebih mudah membetulkan kesilapan mereka.

4

Jika surat anda menyangkut kemustahilan untuk membayar barang dalam tempoh masa yang ditetapkan oleh kontrak, memberitahu pembekal ini dalam bentuk yang paling lembut, tetapi pada borang rasmi yang sama. Gunakan turnovers "Kami memohon maaf atas kelewatan pembayaran …", "Oleh sebab keadaan, kami tidak dapat membayar bil sebelum …".

5

Beritahu pihak yang terlibat dengan tepat apabila anda berniat untuk membayar hutang kepadanya, dan kewajiban ini dijamin akan dipenuhi oleh organisasi anda. Pada akhir surat, terangkan harapan bahawa episod ini tidak akan menjejaskan perkongsian jangka panjang anda.