Bagaimana untuk menyusun kertas kerja

Kertas kerja - bekerjasama dengan dokumen dan sokongan dokumentasi untuk pengurusan dalam organisasi tertentu ini, yang dikendalikan oleh GOST R 51141-98 "Kertas Kerja dan pengarkiban. Terma dan definisi." Organisasi kerja pejabat terdiri daripada penyelenggaraan pendaftaran, penyimpanan dan penggunaan dokumen masuk, keluar dan internal dalam kegiatan perusahaan saat ini.

Manual arahan

1

Semasa menganjurkan kerja perkeranian, tentukan sama ada syarikat, organisasi, unit atau cawangan terpencil, mengambil fakta ini dan mempertimbangkan satu mekanisme untuk berinteraksi dengan unit-unit ini. Sistem perkeranian di dalamnya mestilah sama dengan ibu pejabat untuk mengelakkan masalah semasa pendaftaran dan kerja kertas.

2

Fikirkan tentang bentuk kertas kerja yang anda gunakan: berpusat, bercampur atau berpusat. Pilihan mereka menentukan struktur perusahaan (sama ada ia mempunyai unit terpencil secara geografi) dan peralatan teknikal perkhidmatan pengurusan pejabat. Jika perkhidmatan ini kecil dan tidak disediakan secara teknikal, maka sebahagian daripada fungsinya dipindahkan ke unit. Dalam kes ini, kerja kertas campuran berlaku. Sekiranya perkhidmatan ini dilengkapi dengan semua kakitangan, perkakasan dan perisian yang diperlukan, maka bentuk penyimpanan rekod ini akan terpusat.

3

Dalam setiap unit struktur, pilih unit kakitangan khas yang akan menjalankan kerja pejabat. Jika ini tidak mungkin, maka tunjuk seorang pekerja lain yang akan menggabungkan prestasi tugas utamanya dengan fungsi kerani.

4

Tentukan bilangan dan nomenklatur kes, yang akan merangkumi semua dokumen masuk, keluar dan dalaman. Jika ini adalah dokumen dari organisasi yang lebih tinggi (ibu bapa), maka mereka dikemukakan kepada kepala untuk dipertimbangkan; dokumen organisasi bawahan hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan kepada timbalan ketua yang bertanggungjawab bekerja dengan mereka. Oleh itu, rayuan rakyat - kepada timbalan itu, yang diamanahkan dengan tugas untuk bekerja dengan penduduk.

5

Setelah mengenal pasti bulatan koresponden, buat pengelas yang mana anda boleh dengan segera menentukan kumpulan koresponden mana dokumen ini kepunyaan. Sebagai contoh, tentukan kod 01 untuk pihak berkuasa awam, kod 02 untuk surat pertubuhan yang lebih tinggi, kod 03 untuk pembekal, kod 04 untuk pelanggan, dll. Ini akan membantu menyelaraskan pergerakan dokumen dalam organisasi.

6

Tentukan apa bentuk alur kerja yang akan dijalankan - dalam majalah atau kad. Kedua-dua bentuk dilaksanakan dalam program pengurusan dokumen elektronik khas. Jika anda masih tidak boleh membeli program sedemikian, gunakan jurnal pendaftaran dokumen elektronik; ia boleh dilaksanakan dalam Excel.